똘똘한 팀 막내가 되는 방법 업무 연속성과 확장성의 연결고리

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똘똘한 팀 막내가 되는 방법 업무 연속성과 확장성의 연결고리

새로운 기술의 등장은 인간에게 새로운 삶의 양식을 요구했고, 방식 또한 조금씩 바꿔놨다.
증기기관차, 퍼스널 컴퓨터가 그랬고, ‘스마트’폰도 어김없다. 이제는 아예 ‘스마트’라는 왕관을 쓰고 나왔으니 삶이 편리해지고,
고단해진 게 사실이다. 그럼 우리는 기술의 채근에 어떻게 답해야 할까.
응하거나, 그렇지 않거나? 월간 웹 편집부는 매일 그래 왔듯 스마트한 삶을 살기로 하고, 조심스레 이에 대한 일상을 털어놓기로 했다.
정보를 얻는 방법부터, 워크플로우를 만드는 법, 그리고 잉여로운 여가를 디자인하는 방법까지 백주부만큼 재미있지도,
김영만 아저씨처럼 감동적이지도 않지만, 아주 소소한 세 남자의 이야기를 들어보자.

진행. 월간 w.e.b. 편집국

1. 정보 마조히스트로 살아가기, IT 기자 A의 리틀 텔레비전
2. 똘똘한 팀 막내가 되는 방법 업무 연속성과 확장성의 연결고리
3. 혼살남의 디지털 성, 전혀 배울 필요 없는 라이프스타일


자는 앱등이인 월간 웹 팀원들과 달리 애플, 구글, MS를 모두 사랑한다. 스마트폰은 아이폰6, 태블릿PC는 넥서스7, 그리고 노트북은 싱크패드를 사용한다. 말하자면 iOS와 안드로이드, 윈도우를 모두 쓰는 것. 각기 다른 운영체제 환경에 놓이면 업무 연속성과 확장성이 저해될 텐데. 사랑하면 쟁취하고 마는 기자의 업무 연속성과 확장성을 잡는 비법은 뭘까. 

글. 이창민 기자 whale@websmedia,co.kr




이창민 (26세) 월간 웹 기자
휴대폰. 아이폰6
PC. 레노버 씽크패드 X240(회사 PC 별도)
그외. 태블릿PC 구글 넥서스7 2013
유료결제 앱.
드롭박스 Pro, MS오피스 365 Personal, 에버노트 프리미엄




Chapter 1. Workflow 설계  
가용 디바이스 및 업무 환경   IT 트렌드에 민감한 요즘, 애플을 좋아하는 이라면 ‘아이폰+아이패드+맥북’ 세트를 쓰고, 구글을 좋아하는 이는 ‘안드로이드 폰+안드로이드 태블릿PC’를 쓰는 경우가 많다. 반면 전자제품을 좋아하는 기자는 일관성이 없는 편이다. 기자의 가방에는 애플의 아이폰6, 구글의 안드로이드 레퍼런스 태블릿PC 넥서스7, 전통의 노트북 명기 싱크패드, 그리고 깃털만큼이나 가벼운 지갑이 함께 들어있다. 지갑이 좀 더 두툼했다면 가방 속 일관성은 더욱 엉망진창이 됐을지 모른다.
기자의 업무는 월간 웹 페이스북 페이지 카드 뉴스 제작 및 발행, 웹팀 회의록 작성, 매거진 발송리스트 정리 및 웹사이트 발행 콘텐츠 정리, 필진 및 취재원 관리 등 다양하다. 종류별로 작성할 문서와 콘텐츠가 상당히 많고 월별로 작업한 내역은 따로 보관해둘 필요가 있다. 그러니 수많은 파일을 효율적으로 관리하는 것이 중요한 업무 중 하나다.
하지만 기자에게 가장 중요한 업무는 역시나 기사 작성이다. 그저 자리에 앉아 진득이 글 쓰는 게 다일 것으로 여길 수 있지만, 사무실을 떠나 보는 업무도 많다. 취재 차 기자 간담회에 참석하거나 인터뷰를 나가는 게 외근의 주목적이다. 모두 무언가를 받아 적거나 새롭게 써내는 일임은 틀림없다. 이에 오피스 365와 크롬 브라우저를 애용하는데 여기에 더해 장소와 기기에 구애받지 않고 업무 연속성과 확장성을 끌어올릴 꼭 알맞은 연결고리가 필요하다.






연결고리는 드롭박스, 에버노트다




고리 하나. 드롭박스   
업무는 주로 회사 책상에 놓인 업무용 PC로 본다. 이에 업무에 필요한 모든 파일은 업무용 PC에 저장해두는데 당장 회의실에 들고 가기도 힘들 정도로 이동성이 떨어진다. 게다가 64GB SSD로 저장 공간도 부족해 월평균 3GB 이상씩 늘어가는 파일을 모두 저장하기에도 부족하다. 이에 업무용 파일을 따로 백업해두고 언제 어디서든 꺼내서 쓸 수 있는 휴대용 스토리지가 필요했다. USB 디스크나 외장 하드를 쉽게 떠올릴 수 있으나 평소 작은 물건을 꼼꼼하게 챙기지 못하고 덤벙거리는 탓에 물성 있는 스토리지는 성격상 맞지 않아 결국 클라우드를 이용하기로 했다.
최근 클라우드 서비스는 PC 내 파일을 웹 서버에 올려두고 나중에 다시 내려받는 단순한 방식이 아니다. 하드디스크에 저장된 특정 폴더를 서버와 연동해 실시간 동기화한다. 즉, 클라우드와 연동한 특정 폴더에 파일을 끌어다 넣으면 웹에 파일이 자동으로 올라가는 것. 폴더에 저장한 파일을 열어서 수정하면 수정 내역을 실시간 동기화해 웹 서버에 그대로 반영한다. 따로 클라우드 프로그램을 켜 완성된 파일을 보관하는 용도로만 쓰는 게 아니라 작업 내역을 실시간 기록하고 곧장 꺼내 쓰는 식이다. 이와 같은 방식의 서비스를 제공하는 클라우드는 드롭박스, 구글 드라이브, 원드라이브가 대표적이다. 기자는 그중에 동기화가 가장 안정적인 ‘드롭박스’를 Pro 모델로 정기결제해 이용한다.


고리 둘. 에버노트와 AT노트  
글쓰기는 완성된 형태의 문서를 만드는 것보다 언제 어디서든 빠르고 간편하게 초안을 작성하는 게 더욱 중요할 때가 많다. 이에 처음부터 무거운 워드프로세서를 열어두고 잘 떠오르지 않는 생각을 쥐어짜내며 썼다 지웠다를 반복하는 것보다 타이핑과 간단한 편집 기능만을 탑재한 메모 앱으로 먼저 길게 써낸 다음 분량에 맞게 글을 쳐내는 게 효과적이다(라고 생각한다). 기자는 그중에서도 메모 앱의 표준이라 불리는 ‘에버노트’를 애용한다. 물론 에버노트 역시 PC뿐만 아니라 스마트폰, 태블릿PC에 동기화해 기기 전환 시 작업의 연속성을 그대로 가져갈 수 있으며 자료 수집 및 관리에도 효과적이다.
그날만 쓰고 곧장 휘발돼도 그만인 더욱 가볍고 단순한 메모 기능도 필요하다. 출근해 자리에 앉아 오늘 할 일을 간단히 나열한다거나 급하게 뭔가를 적어둬야 할 때도 우리는 손글씨보다 타이핑이 편하다. 기자는 그럴 때 쓸 용도로 업무용 PC에만 ‘AT노트’라는 메모 앱을 설치해 사용한다. 단축키로 언제든 새 메모를 열어 적어둔 다음 바탕화면 아무 곳에나 놓으면 그만이다. 창이 아닌 위젯 형태라 이동이 자유롭고 작업표시줄에 뜨지 않아 부담도 없다. 메모 당시 날짜와 시간이 자동 표기되며 ‘항상 위로’ 설정할 수 있어 다른 창에 가려져 찾지 못할 일도 없다. 또한, 메모를 아무리 많이 띄워놓더라도 고작 2,000KB 정도의 메모리만 차지할 정도로 가벼운 툴이다. 게다가 무료다.


7월 특집 카드뉴스 첫 페이지. 하나의 이미지 파일을
각각 디바이스에서 드롭박스를 통해 열었다




ATnote는 이렇게 쓴다




Chapter. 2 개인 업무 일과   
09:20 9시 20분. 출근 시간보다 10분 일찍 회사에 도착한다. 먼저 도착한 직원들께 반갑게 아침 인사를 건넨다. 자리에 앉아 시간이 좀 남은 걸 보고는 모바일 게임 ‘마블 퓨처파이트’를 켜서 새로 키우는 앤트맨 렙업 좀 시킬까 생각하지만, 꾹 참고 업무용 PC를 켠다. 바탕화면에 띄워놓은 AT노트로 전날 작성한 숙지사항을 점검한다. 미리 설정해둔 단축키 ‘Win+W’를 눌러 새로운 노트를 띄우고 오늘 할 일을 적는다. 회의, 카드 뉴스 발행, 인터뷰 등 왜 할 건 매일 이렇게 많은지. 할 일을 다 정리하면 그때부터가 진짜 일과의 시작이다.
팀 회의 시간은 10:30분, 8월 원고 진행 경과 및 특이사항 보고 관련 회의다. 드롭박스 내 ‘월간 웹 개인 자료’ 폴더에 있는 8월 잡지 진행사항 정리 문서를 띄운다. 표마다 꾸역꾸역 채워놓은 글자를 보니 왠지 스스로 미래를 이끌 청년이 된 것 같아 뿌듯하다. 변경 내역을 정리해 저장하고는 가방 안에 든 개인 노트북 ‘싱크패드 X240’을 들고 회의실에 들어간다. 맥북을 쓰는 서종원 선배가 노트북 디자인 진짜 별로라고 또 뭐라고 하기에 ‘그런가요?’라며 쿨하게 웃고는 노트북을 켠다. 사실 난 싱크패드야말로 시크한 도시남의 품격 있는 랩톱이라고 생각한다. 잠시 있으니 드롭박스 파일 동기화가 완료됐다.


10:30 아까 업무용 PC로 변경내역을 수정한 진행사항 문서를 띄운다. 회의 시작 후 돌아가며 자신이 맡은 8월호 진행사항을 브리핑한다. 특이사항 및 편집장님 전달사항은 에버노트의 ‘Web 회의록’ 노트북에 작성한다. 제목은 ‘년-월-일-과월호-회의록’으로 다는 게 가장 편하다. 결국, 늘 그랬듯 전달사항보다 오늘 지하철에서 본 예쁜 여자 얘기를 더 길게 하지만 이런 게 직장 생활이겠거니, ‘하하!’ 웃으며 맞장구친다. 난 예쁜 여자보다는 마음이 착한 여자가 더 좋다. 회의가 끝나면 팀원들에게 회의 내용을 정리해 메일로 보낸다. 딱히 시키진 않았지만 알아서 한다. 난 미래를 이끌 청년이니까.

13:10 오늘은 7월 특집 카드뉴스를 월간 웹 페이스북 페이지에 올리는 날이다. 디자인 팀이 잡아둔 잡지 디자인을 거의 그대로 가져와 문구를 추가하는 방식이라 그다지 어렵지 않다. 하지만 다른 팀원은 도와주지 않는다. 내 자립심을 키워주려는 좋은 의도겠거니 생각하며 눈물을 훔친다. 카드뉴스는 PC로 제작하는 모바일 전용 콘텐츠라 발행하기 전 모바일 디바이스로 확인해야 한다. 번거롭게 USB 케이블을 연결해 파일을 옮길 필요 없이 드롭박스 내 작업 폴더에 저장하고 태블릿PC나 스마트폰으로 드롭박스 앱을 켜 파일을 확인한다. 이후 팀 내 검토 과정을 거친 후 온라인에 발행한다.

14:30 오후에 인터뷰 일정이 있다. 이번에는 ‘붕가붕가레코드’의 고건혁 대표를 만나 ‘디지털 음원 시장의 발달로 줄어든 음반 수익과 인디레이블의 생존기’에 대한 주제로 대화를 나눈다. 에버노트에 클리핑한 각종 자료를 토대로 사전 질의서를 보충해 질문지를 완성한다. 인터뷰는 경험이 적어 아직도 설레고 떨린다. 지하철로 인터뷰 장소 이동 중에 태블릿PC로 에버노트 앱을 켜 출발 전 작성을 마친 질의서를 띄워 다시 한 번 체크한다. 갑자기 저널리즘 센스 터지는 날카로운 질문 하나가 떠올라 태블릿PC 상에다 바로 추가한다. “장기하와얼굴들이 붕가붕가를 나가서 더 잘되는 걸 보며 배 아프지 않았나요” 한 건 했다는 생각에 뿌듯해 하며 ‘마블 퓨처파이트’를 켠다.

17:07 오늘 인터뷰는 왠지 잘 된 것 같다. 복귀 후 카메라에서 SD카드를 빼 업무용 PC에 꽂아 촬영한 이미지를 기사 폴더에 옮긴다. PC가 또 말썽이다. 용량 부족으로 전송이 취소됐다. 이럴 땐 방법이 있다. 작업표시줄에 드롭박스 트레이 아이콘을 오른 클릭해 설정 창을 열어 ‘선택적 동기화’ 기능으로 5월 업무 폴더를 지운다. 진짜 지워지는 건 아니고 업무용 PC에서만 사라진다. 나중에 필요하면 드롭박스 웹(dropbox.com)에서 내려받거나 전체 파일을 동기화해둔 개인 노트북에서 꺼내 쓰면 된다. 이런 식으로 잡지 PDF 파일 등 웹 팀 거의 모든 업무 파일을 백업해뒀다. 드롭박스의 좋은 점이다. 기기 별로 원하는 폴더만 동기화할 수 있다.
이제 인터뷰 기사에서 가장 고된 작업이라는 녹취를 푸는 일이 남았다. 오늘은 이것만 해놓고 퇴근하면 될 것 같다. 난 인터뷰 때 녹음기를 쓰면서 노트북에 인터뷰이가 하는 말을 바로 옮겨 적는다. 대화를 이어가다가 중간에 놓치고 못 받아 적은 부분은 녹음기에 뜬 시간, 예컨대 ‘00:21:34’이라면 ‘21분 30초’라고 적는다. 그럼 나중에 못 받아 적은 부분만 풀면 된다. 특별한 비법은 아니다. 이미 많은 기자가 사용하는 방법이며 나 역시 이종철 편집장님께 전수받았다.

18:29 인터뷰 녹취를 다 풀고 업무용 PC 내 기사 폴더에 저장했다. 뿌듯함보다 먼저 찾아온 배고픔에 시계를 보니 마침 퇴근 시간. 아침에 작성한 ‘오늘 할 일’ 메모를 정리하고 다음 날 업무에 필요한 숙지사항을 까먹지 않도록 미리 적어두고 PC를 끈다. 퇴근이다!
다양하고 역동적인 업무 환경에 놓인 기자의 일과는 기기 전환과 장소 이동 등 연속성 단절의 순간에 놓일 때가 많다. 이러한 환경에서 단절된 업무에 연속성을 더할 연결고리는 어느 기기에서든 이용할 수 있는 클라우드 드롭박스와 메모 앱 에버노트였다. 특히 둘은 iOS와 안드로이드, 윈도우 등 운영체제를 가리지 않고 거의 동일한 경험을 제공하며 서드파티 앱과 연동하는 등 확장성도 뛰어나 다양한 기기를 함께 쓰는 ‘무’ 일관성 기자에게 꼭 맞다.




에버노트 클리핑은 아웃룩으로 받은 메일로 할 수도 있다


 

iOS에서도 내이티브
클라우드처럼 쓸 수 있다




Chapter3. 그룹 과제 등 협업  
물리적 거리를 좁히는 방법   그렇다면 개인 업무가 아니라 협업 시 각 팀원과의 업무 연속성을 추구할 방법은 없을까? 드롭박스는 협업 시스템 구축에도 유용한 기능을 제공한다. 회사 내 팀원 간 업무 자료 공유 및 커뮤니케이션은 큰 회사가 아닌 이상 직접 마주 보며 진행하는 대면 방식으로 이뤄지는데 대게 이 방식이 더욱 편하고 효율적이다. 문제는 직접 만나 업무 공유를 하고 싶어도 물리적 한계로 불가능한 경우다.
기자는 밖에서는 대학생 시절부터 햇수로 2년째 스터디 그룹을 운영하고 있다. 논리적인 글쓰기 능력 증진이라는 모토 아래 운영하는 대학생 위주로 구성된 스터디 그룹으로 1~2주에 한 번씩 모여 논리적인 글쓰기 전략을 함께 공부하며 학보사 등 매체에 글을 기고한다. 지금은 팀 블로그를 운영하는 등 대외 활동의 범위를 넓히는 시점이라서 스터디 모임 때만이 아니라 팀원 간 수시로 소통할 필요가 있다. 이때 드롭박스는 직접 만나지 않고도 프로젝트 진행 과정을 알리거나 작업내역을 공유하고 실시간 피드백을 주고받을 수 있는 효율적인 시스템을 제공한다.


핵심은 ‘공유 폴더’ 기능   
핵심은 드롭박스의 ‘공유 폴더’ 기능이다. 다른 사람을 초대해 폴더를 함께 공유하며 이용하는 것으로 기업에서 ‘NAS’나 ‘웹 서버’를 운영하는 것과 유사하다. 차이점이라면 폴더를 함께 공유하는 사용자 모두 자신의 하드디스크에 폴더를 동기화할 수 있다는 점이다. 이는 곧 하드디스크의 특정 폴더를 다른 사람과 함께 공유해서 쓰는 것과 같다. A가 하드디스크에 동기화된 공유 폴더 내 ‘file’이라는 문서를 열어 수정해 저장하면, 폴더를 함께 공유하는 B의 하드디스크 내 공유 폴더에 해당 문서도 A의 수정 내역을 반영해 자동으로 바뀐다. 이러한 원격 업무 환경으로 물리적인 지역 차를 극복할 수 있다. 또한, 공유 폴더는 협업 자료를 믿고 보관할 수 있는 효율적인 백업 공간이기도 하다. 누군가 중요한 파일을 실수로 지워도 삭제한 지 90일 이내라면 드롭박스 웹에서 복구할 수 있고, 누가 언제 파일을 수정했는지도 알 수 있어 업무 로그가 자동으로 세세하게 남는 부수적인 효과도 얻을 수 있다.

드롭박스를 이용하지 않는 사람에게는 파일 내려받기 링크를 URL 형태로 전달할 수도 있다. 서드파티로 네이버나 다음의 고용량 파일 첨부 기능을 갖춘 이메일 서비스를 이용할 수도 있지만, 이때는 보내는 사람에게도 ‘파일 업로드’ 시간이 소요된다. 생산성 측면에서 시간은 모두 비용인데. 드롭박스 내 전달하고자 하는 파일 아이콘을 오른 클릭해 ‘Dropbox 링크 공유’ 버튼을 누르면 드롭박스 웹으로 공유 URL을 확인할 수 있다. 그 링크를 그대로 긁어 파일을 보내고자 하는 이에게 전달하면 끝이다. 링크 만료일을 설정할 수 있어 보안에 대한 우려도 안심이다.



커뮤니케이션 기능 통합  
협업 시 편리한 기능이 아무리 많아도 결국 클라우드는 저장공간일 뿐이다. 협업 시 가장 중요한 것은 파일 공유가 아닌 의사소통으로 저장공간 외 소통 수단이 필요하다. 이에 협업 시 클라우드 외에도 메신저나 이메일을 이용하곤 하는데, 그럴 경우 파일 전송 및 공유 기능까지도 메신저와 이메일로 바뀌는 일이 생길 수 있다. 드롭박스는 파일 전송 및 공유 외에도 꼭 필요한 의사소통을 할 수 있는 기능을 제공한다.
바로 댓글이다. 얼마 전 새롭게 추가된 기능으로 드롭박스 PC 웹상에서 파일을 선택하면 우측에 댓글 창이 활성화돼 댓글을 작성하고 확인할 수 있다. 이에 문서 작성자는 클라우드 하나만으로 문서(Text)의 맥락(Context)을 불어넣을 수 있으며, 다른 사람은 댓글을 통해 피드백을 다는 등 소통을 할 수 있다. 댓글 기능은 드롭박스 PC 웹뿐만 아니라 스마트폰 및 태블릿PC 전용 앱으로도 구현되므로 언제 어디서든 손쉽게 작성 및 확인할 수 있다.





실수로 파일 날려놓고 발뺌할 사람은 드롭박스 도입을 적극 반대하라





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Workflow Design    
일요일 밤에 잠들기 전부터 다음 주 주말에 놀러갈 계획을 잡는 우리네 삶에 생산성을 극대화할 수 있는 워크플로우는 놀 시간을 더 확보할 수 있는 환상의 마법이다. 사실 자신에게 꼭 맞는 워크플로우를 만드는 일은 자신 밖에는 할 수 없다. 방법 A, 방법 B, C…Z까지 다양한 시도를 해보고 자신에게 더욱 알맞게 디자인해야 하니까. 애석하게도 완성이란 건 없다. 생산성을 올릴 수 있는 놀라운 기기와 소프트웨어는 계속해서 나오니까.
하지만 멈추지 말자. 생산성이란 ‘시간은 단축하되 더 좋은 결과’라는 아주 단순한 논리를 따른다. 그렇다면 모래사장에서 바늘 찾듯 가이드 하나 없이 백지에서 시작하는 것보다 다른 사람이 미리 짜놓은 프리셋을 살펴보는 것도 좋지 않을까? 여기서 기자가 제시한 키워드는 연속성과 확장성이었다. 원래 물줄기란 건 끊기지 않고 이곳저곳 뻗어 나가야 한다.

tags 이창민 기자 , Daily Smartness , 워크플로우 , Workflow , 월간 웹 , 8월 , 특집 , 드롭박스 , 에버노트 , 협업 , 동기화 , 공유

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